Verwaarloosde teams bij zelfsturing

 > Verwaarloosde teams bij zelfsturing | Saminc

Wat is een verwaarloosd team?

Er is al veel geschreven over verwaarloosde organisaties, maar nog niet zoveel over verwaarloosde teams. Een TEAM is: Together Everyone Achieves More, lees je soms. Dat klopt ook en het is mooi als dat lukt, maar dat gaat niet vanzelf.

Als teamcoach en adviseur kom ik regelmatig verwaarloosde teams tegen tijdens mijn werk. Zowel managementteams als uitvoerende teams. Ik tref dan mensen aan die aan het overleven zijn op hun werk. Mensen die hun passie voor het vak zijn kwijt geraakt. Mensen, die niet meer zichzelf kunnen zijn. Schrijnend, vind ik dat. Je bent niet meer verbonden met je drijfveren en expertise aan het gezamenlijk doel. Je staat niet meer in je eigen kracht. Het team voelt zich niet verbonden met de gezamenlijke doelen van de organisatie en de individuele leden van het team zijn de verbinding met elkaar kwijt geraakt.

Wat is de oorzaak van een verwaarloosd team?

Een verwaarloosd team is een team waarin het langdurig ontbreekt aan sturing en begeleiding van de organisatieontwikkeling als gevolg waarvan patronen van schadelijke interactie tussen leiding en medewerkers ontstaan. Ik zie dit veel gebeuren in de beweging naar zelfsturingMedewerkers zijn niet betrokken bij visie, kader en organisatieontwikkeling, krijgen de opdracht het voortaan zonder teamleider of manager te doen en worden opgezadeld met extra (management)taken. Zelfstandig opererende of zelforganiserende teams zijn echter het eindproduct van een langdurige ontwikkeling, die niet vanzelf gaat. Hierbij is wel degelijk sturing nodig, heldere kaders en goede begeleiding en coaching bij de ontwikkeling naar zelforganisatie. Dat gaat alleen als medewerkers en leidinggevenden hier samen in optrekken. Daarom werk ik met Samensturing als organisatieprincipe.

Hoe herken je een verwaarloosd team?

Hieronder noem ik een aantal factoren die ik zie bij verwaarloosde teams. Zelforganisatie of zelfsturing vraagt van de medewerkers nieuwe vaardigheden en taken (zoals plannen, roosteren, elkaar feedback kunnen geven, efficiënt overleg voeren, conflicthantering en besluitvorming), maar een verwaarloosd team is in eerste instantie bezig om te overleven. Het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden en gedrag kan pas lukken als de veiligheid is teruggebracht, als de kaders helder zijn en als randvoorwaarden zijn ingevuld. Vaak wordt zelfsturing gebracht als iets wat geïmplementeerd kan worden en wat je vervolgens kan uitrollen in de organisatie, zonder af te stemmen op waar het team staat en wat het dus nodig heeft. Dat werkt dus niet. Stop dus met verandermanagement! Wat ik zie in de praktijk is:

  • Veel wisselingen binnen het team
  • Probleemgedrag wordt niet aangepakt
  • Hoog ziekteverzuim
  • Taken en rollen zijn niet goed vastgelegd; iedereen bemoeit zich met alles
  • Onveilige sfeer; mensen geven elkaar geen feedback; veel geroddel en achterklap; de hardste schreeuwer heeft gelijk; veel ge-ja-maar; communicatie en feedback via de e-mail of erger via whatsapp i.p.v. direct met de betrokkene; etc.
  • Geen of onvoldoende kader/beslisruimte
  • Geen verbinding met de leidinggevende; de leidinggevende is onzichtbaar; de rol van de leidinggevende is niet helder; men voert onvoldoende de dialoog met elkaar
  • Men is onvoldoende in staat tot het nemen van besluiten
  • Het teamoverleg verloopt ongestructureerd: men komt te laat of helemaal niet; er wordt niet naar elkaar geluisterd; telefoons staan nog aan; er is geen aandacht voor hoe het gaat met iedereen; afspraken worden niet vastgelegd; etc.
  • Kleine gebeurtenissen worden snel grote verhalen
  • Werk en privé lopen in elkaar over
  • Men is aan het overleven; teamleden bewaken heel erg de eigen grens, doen hun eigen ding en vinden het lastig om projecten en processen gezamenlijk planmatig op te pakken

 

Mijn visie

In mijn werkzame leven, maar ook in hoe ik in het leven sta, heb ik ervaren dat het in essentie gaat om aandacht voor persoonlijke ontwikkeling, verbonden zijn met je kwaliteiten aan het gezamenlijke doel en met elkaar. Als je jezelf kan verwelkomen, kan je dat ook makkelijker met de ander. Als je elkaar kunt verwelkomen, kan je de klant goed verwelkomen. Net als kinderen hebben teams behoefte aan aandacht, structuur en begeleiding bij de ontwikkeling.

Mijn visie sluit perfect aan bij Samensturing. Samensturing is een organisatiefilosofie voor het organiseren en veranderen vanuit gedeelde verantwoordelijkheid. Samensturing biedt organisaties een structuur voor het inrichten van een gezamenlijk leer- en veranderproces, dat leidt tot een duurzame verandering van de organisatiecultuur. Vaak zie ik dat bij transformaties van hiërarchische (zorg)organisaties naar vormen van nieuw organiseren en zelforganisatie vergeten wordt iedereen mee te nemen in de gewenste verandering. Zo worden ondersteunende afdelingen vaak te laat meegenomen in het proces. Samensturing raakt alle processen en structuren van een  organisatie. Je moet het leren met elkaar, toegroeien naar de nieuwe situatie, je opnieuw en anders met elkaar verbinden als je niet meer de (hiërarchische) systemen hebt om aan vast te houden.

In de praktijk zie ik dat Samensturing significante effecten heeft op werkplezier, bevlogenheid en het terugdringen van ziekteverzuim. Samensturing maakt namelijk van elke medewerker een bevlogen ambassadeur van de organisatiedoelen. Samensturing werkt met een aantal heldere principes, die helpen bij een aanpak, die aansluit bij wat nodig is in een team of in de organisatie.

Mijn aanpak

Het begint natuurlijk bij een goede teamanalyse, want ieder mens, ieder team ontwikkelt zich namelijk weer op zijn eigen manier en in zijn eigen tempo. Het is altijd maatwerk. Ik wil aansluiten bij wat op dit moment nodig is bij dit team. Waar zit de pijn precies? Wat speelt er allemaal? Is het een teamprobleem of is er sprake van een verwaarloosde organisatie? Wat is het ongewenste gedrag? Wat is de droom van het team? Tegelijkertijd is er aandacht en erkenning nodig voor de situatie waar het team zich in bevindt.

Wat is de rol van de leidinggevende? Hoe wordt de leidinggevende begeleid? Is de leidinggevende zich bewust van zijn veranderende rol bij zelforganisatie? Een traject richting Samensturing begint bij het begeleiden van het MT, het gezamenlijk ontwerpen van kaders en het voeren van een organisatiedialoog.

Het ontwerpen van een plan van aanpak voor het team verloopt in een aantal stappen. Ik organiseer hier twee of drie sessies van drie uur voor om tot basisafspraken te komen.

De eerste stap is het terugwinnen van het vertrouwen in elkaar. Dat doe je door heldere kaders met elkaar af te spreken. Binnen het team, maar ook in de dialoog met de leidinggevende. Wat is onze beslisruimte? Welke afspraken maken we met elkaar om de veiligheid te waarborgen? Hoe gaan we met elkaar om? Hoe duidelijker dit is, hoe creatiever het team weet om te gaan met de beslisruimte die zij hebben. Je voorkomt hiermee veel discussie. Duidelijk is dan namelijk ook waar je niet meer van bent. In dit proces werk ik toe naar een bemoedigingscultuur. Ik laat hierbij altijd voorbeeldgedrag zien.

Een tweede belangrijke stap is inzoomen op de missie? Wat hebben wij als team te doen? Wat is onze opdracht? Hoe hebben wij de missie vertaald naar gezamenlijke doelen voor ons team? Welke waarden zijn voor ons belangrijk? Hoe vertalen we de doelen door naar acties?

Een derde belangrijke stap is dat wij elkaar goed leren kennen. Hebben we aandacht voor elkaar? Hoe zit iedereen er in? Met andere woorden: met welke drijfveren en kwaliteiten ben ik persoonlijk verbonden met het gezamenlijke doel? Weten we dat van elkaar? Kennen we elkaars kwaliteiten? Hoe hebben we de rollen en taken verdeeld binnen ons team? Moeten we dat bijstellen nu we elkaar beter hebben leren kennen? Hoe organiseren we structureel aandacht voor de gezamenlijke doelen en voor elkaar? Ik organiseer bijvoorbeeld graag een dag- of weekstart, waar we met elkaar de verbinding zoeken. Ik help teams bij het effectief vergaderen. Wat staat ons te doen? Wie doet wat? Hoe kan ik je hierbij helpen? Wat is nog nodig? Wat heb je gedaan waarmee je expliciet laat zien wat de bedoeling is (missie, gezamenlijk doel) en nu we dat begrijpen, wat kunnen we dan morgen beter doen dan vandaag? De één noemt het scrummen, de ander lean en ik noem het storytelling. Vertel elkaar het goede verhaal over de bedoeling.

Zo leren zij dagelijks of wekelijks van elkaar, leren elkaar beter kennen en ontwikkelen zij zich langzamerhand van een groep individuen naar een hecht team, waar ze in staat zijn om rollen en taken goed te verdelen en eigenaarschap te nemen op de gezamenlijke doelen. Structurele aandacht voor elkaar leidt tot stevige verbinding. Als het team in staat is elkaar goed te verwelkomen, lukt het beter om de klant of gast te verwelkomen. Je voelt dat gelijk als je bijvoorbeeld in een restaurant komt, waar de service vlekkeloos verloopt, waar je je gelijk welkom voelt en waar je ziet dat het team werkt als een goed gesmeerde machine.

Kennis maken?

Spreekt het je aan? Is het herkenbaar? Dan kom ik graag met je in gesprek. Wellicht kan ik helpen. Graag maak ik persoonlijk kennis met je, maar kijk alvast even naar mijn profiel.


Interessant blog? Like it op Facebook, +1 op Google, Tweet het of deel dit blog op andere bookmarking websites.

Roel Wieringa > Verwaarloosde teams bij zelfsturing | Saminc

Functie: Practitioner
Kernexpertise: Ouderenzorg
Volg mij:

Geschreven door
Blogger

Mijn droom is een gastvrije wereld met oprechte aandacht, vertrouwen en respect voor elkaar

Mijn carrière is ooit begonnen in de Horeca. In een vijfsterren hotel mocht ik het vak leren. Daar leerde ik wat welkom betekende, daar leerde ik WOW momenten creëren, verrassen door net iets meer te doen dan men verwacht en elke dag verbeteren. Persoonlijke aandacht! Daar ging het om in essentie. Iedereen kon de visie en de missie van het hotel dromen. Elke dag vertelden we elkaar in een staand overleg wat je persoonlijke bijdrage was om de missie te doen slagen en hoe je het vandaag nog beter ging doen dan gisteren. Hard werken én veel lol samen. Die ervaring heb ik tot in de finesses verder uitgewerkt en meegenomen naar de zorg.

Mijn hart heb ik verpand aan de ouderenzorg. Een gelukkige oude dag door persoonlijke aandacht, zorg op maat en kwaliteit van leven. Daar wil ik graag bij helpen. Mijn drijfveer is mensen met hun kwaliteiten verbinden aan de gezamenlijke doelen. Mensen en partijen goed laten samen werken. Ruim 20 jaar help ik zorgorganisaties bij organisatieontwikkeling. Het begint bij een gezamenlijke droom! Samen met u maak ik de klantreis. Welke waarden zijn belangrijk? Welke kaders spreek je af? Samen ontwikkelen in een constante dialoog met elkaar, samen doen én van elkaar leren. Met als resultaat meer werkplezier, nauwelijks verzuim en een tevreden klant. Als dat lukt ben je als organisatie écht onderscheidend. Daar komen graag nieuwe medewerkers op af, die je vanaf de eerste dag met een goed onboarding programma welkom kunt heten.

In mijn loopbaan als manager in de Horeca én de Ouderenzorg werkte ik veelal aan het creëren van eigenaarschap en gedeelde verantwoordelijkheid. In de praktijk heb ik ervaren wat wel en wat niet werkt. Samensturing is voor mij de unieke vertaling van hoe het wél werkt. Vooral door het voeren van de dialoog, door dienend en verbindend leiderschap te tonen en door zoveel mogelijk mensen te betrekken bij verandering. Mijn grootste kracht ligt in het scherp krijgen van de gezamenlijke droom en het vertalen van die droom naar doelen, acties en gedrag. Ik ben een geboren netwerker die SAMEN met hoofdletters schrijft, gaat voor duurzaam resultaat, die graag het initiatief neemt, die de cliënt altijd centraal stelt en werkt op basis van vertrouwen. Graag zet ik mijn ervaring en expertise in ten behoeve van:

• organisatieontwikkeling binnen zorg en welzijn (van zelfsturing naar samensturing)

• leiderschapsontwikkeling

• het versterken van autonome medewerkers en teams

• het verbeteren van processen binnen zorg en welzijn

Ik ben inzetbaar in de rol van coach, adviseur, projectleider, kwartiermaker of interim manager.

Door mijn persoonlijke aanpak breng ik naast de gewenste verandering ook werkplezier, humor en inspiratie mee.

Ben jij consultant en wil je leren werken vanuit de principes van Samensturing? Heb je idealen en waardevolle ideeën die je met Samensturing wilt verwezenlijken? Durf je eerlijk naar jezelf te kijken en te werken aan je transformationeel leiderschap? Dan zijn onze opleidingen iets voor jou! Schrijf je in voor de practitioneropleiding of onderzoek eerst de match tussen onze principes en jouw kernexpertise in onze oriëntatietweedaagse.  

Of misschien ben je aanjager van verandering in je eigen organisatie, bijvoorbeeld in een rol als manager of adviseur. Volg dan onze basistraining Samensturing, waarmee je een stevig fundament legt voor het uitdragen en verwezenlijken van je verandervisie.    

Log In or Registreer

Wachtwoord vergeten? / Gebruikersnaam vergeten?

Niets meer missen?
Schrijf je nu in voor onze Saminc Update (nieuwsbrief) en blijf op de hoogte van alle ontwikkelingen rondom Samensturing
Afmelden is eenvoudig en kan altijd.