Nooit meer vergaderen

48-jakub-gorajek-173097_*_ > Nooit meer vergaderen | Saminc

Vergaderen, vrijwel niemand is er fan van. Het is een soort van synoniem geworden voor iets wat veel tijd kost en relatief weinig oplevert. Tegenwoordig willen we liever scrummen, creatief denken, open spaces creëren, dialogen voeren. Maar waar gaat het nu echt over bij goede meetings? Daarover gaat het in onze masterclass Samensturend Ontmoeten. In dit blog alvast een voorproefje.

Wil jij lid, partner of specialist worden binnen onze community? Lees hier meer over wat dat inhoudt: https://www.saminc.nl/nieuws/de-mensen-van-saminc

De tweedaagse van juni zit helaas vol. Wil je je laten opleiden tot specialist Samensturing, dan neem even contact op. Of kom naar ons symposium op 20 september!  

Creatieve werkvormen

Je kunt te gekke dingen doen met werkvormen. Door mensen anders op te stellen in de ruimte, andere materialen te gebruiken en prikkelende vragen te stellen krijg je input die je anders niet kreeg. De creativiteit wordt geprikkeld, mensen die je in een gewone vergadering niet hoort, komen nu ineens wel met hun ideeën. Prachtig! Bij Saminc hebben we een toolbox waar je u tegen zegt.
En toch….zit het hem niet in de werkvormen.

De bedoeling

Want hoe leuk het ook is om op een andere manier met je meetings bezig te zijn, het gaat pas werken als je het denken over vergaderen in de organisatie verandert. Als je je met elkaar bezint op het doel van je meeting en elk onderdeel daarvan. Een van de elementen die mijn collega Rob de Haas bijvoorbeeld benadrukt is dat een agendapunt een thema-eigenaar nodig heeft. Iemand, anders dan de voorzitter, die zich verantwoordelijk maakt voor de inhoudelijke introductie van het thema en het doel van de bespreking. Wil je brainstormen, kennisnemen van elkaars beweegredenen, een besluit nemen en welke dan? Of is het een soort verkapte onderhandeling om te krijgen wat je wil, wat ook met enige regelmaat gebeurt…

Als je je meetings niet bewust inzet en voorbereidt, verworden ze tot dat extra moetje in de week of in de maand dat iedereen voornamelijk ervaart als tijdverspilling. Om besprekingen goed te kunnen voorbereiden, gebruik je de vergaderkaarten van ‘Ongewoon Goed Vergaderen’ (©) die Rob speciaal ontwikkeld heeft om op een natuurlijke manier elke bespreking vooraf te ontwerpen: je hebt dan een plan hoe je met jouw team het doel wilt bereiken. Daarmee ben je effectief en verspil je veel minder tijd. Want we hebben het al zo druk...

Elk overleg dat je in je organisatie hebt zou logisch moeten samenhangen met je dagelijks werk, het doel en de meerwaarde van het overleg moet voor iedereen duidelijk zijn. Dan voelt een overleg namelijk niet meer als vergaderen, dan is het een onderdeel van en essentiële bijdrage aan je werk geworden.

Gedeelde verantwoordelijkheid

Als je op deze manier gaat nadenken over je meetings, ligt het voor de hand dat er niet 1 voorzitter of manager is die verantwoordelijk is voor het voorbereiden van de vergadering. Ervan uitgaande dat het overleg voor elk van ons waarde moet toevoegen, zijn we dus ook elk verantwoordelijk voor het doelgericht voorbereiden van de meeting en samenstellen van de agenda. Voegt een overleg voor jou geen waarde toe? Dan moet je er misschien niet bij zijn. Laten we over elk thema overleggen met de mensen die ook daadwerkelijk betrokken zijn en voor wie de bespreking waarde toevoegt.

Een goede meeting bevat die mensen die direct betrokken zijn en/of ook een waardevolle bijdrage kunnen leveren. Het bevat onderwerpen waarvan het doel en bijdrage aan het dagelijks werk voor iedereen helder is. En deze meeting wordt -per onderdeel- zo ontworpen dat het doel van de bespreking gegarandeerd wordt bereikt. En dat ieders stem gehoord is. Wie wil dat niet?

Photo by Jakub Gorajek on Unsplash


Interessant blog? Like it op Facebook, +1 op Google, Tweet het of deel dit blog op andere bookmarking websites.

Geschreven door
Top Blogger Influencer
Rianca Evers-den Ouden is organisatieadviseur en ontwikkelaar van het concept Samensturing als Organisatieprincipe. Zij zet zich in voor het creëren van gelijkwaardigheid en wederkerigheid tussen organisatielagen (management en medewerkers) met als resultaat bevlogen medewerkers, effectieve teams, waardevolle en inspirerende leiders en succesvolle organisaties. Vanuit een inspirerende visie en altijd verbonden met de mensen om wie het gaat, brengt zij deze duurzame en universele veranderprincipes met passie in de praktijk waar ze ook komt. Als directeur van Kenniscentrum Saminc B.V. is het haar missie zoveel mogelijk mensen in staat te stellen de principes van Samensturing in de praktijk te brengen en daarmee de beweging naar gedeelde verantwoordelijkheid, gelijkwaardigheid en wederkerigheid tussen uitvoerders en beslissers steeds groter te maken.

Wil jij lid, partner of specialist worden binnen onze community? Lees hier meer over wat dat inhoudt: https://www.saminc.nl/nieuws/de-mensen-van-saminc

De tweedaagse van juni zit helaas vol. Wil je je laten opleiden tot specialist Samensturing, dan neem even contact op. Of kom naar ons symposium op 20 september!  


Discuss this article

INFO: Je plaatst dit bericht als 'Gast'

Log In or Registreer

Wachtwoord vergeten? / Gebruikersnaam vergeten?

Niets meer missen?

Schrijf je nu in voor onze Saminc Update (nieuwsbrief) en blijf op de hoogte van alle ontwikkelingen rondom Samensturing