Deel 1 van een serie over Samensturing is deze maand te vinden in het vakblad ‘Kwaliteit in Bedrijf’. Er zullen in totaal 3 delen verschijnen. Daarnaast komt Samensturing ook nog eens aan bod in de trendbijlage! Hieronder kunt u het eerste deel van het artikel lezen. Veel leesplezier!
“Als ik kwaliteitsmanagers vraag naar het waarom van kwaliteitsmanagement, komen er vaak antwoorden in de trant van ‘We moeten onze certificering behouden’ en ‘We moeten inzicht hebben in de KPI’s en parameters’ of ‘We moeten zorgen voor volledige rapportage aan RvB en RvT’. ‘Waarom dan?’ is de vraag die ik vervolgens stel. Te vaak blijft het dan stil. Veel kwaliteitsmanagers hebben er nog nooit over nagedacht of durven het niet te vragen aan de RvB. Waarom doen we dit eigenlijk? Hoe helpt dit onze organisatie en onze klanten? Deze dialoog over het waarom is de basis voor Samensturing: organiseren vanuit gedeelde verantwoordelijkheid. Samensturing is een fundamenteel andere mindset voor organiseren en veranderen, die ervan uitgaat dat mensen in organisaties tot hun recht komen, effectief en bevlogen worden als ze zijn verbonden met elkaar en een collectief doel. En dan moet je natuurlijk wel weten wat dat is, dat collectieve doel. Welke waarde wil je creëren als organisatie en voor wie? Hoe dragen de huidige processen, functies en afspraken daar wel of niet aan bij?
Gedeelde verantwoordelijkheid
Samensturing gelooft dat de tijd voorbij is dat organiseren en veranderen het exclusieve domein was van managers en consultants. Deze eeuw vraagt om gedeelde verantwoordelijkheid. Moet je dan bang worden voor je plek als manager of consultant? Nee hoor; je rol wordt als het goed is juist meer betekenisvol. Maar dat vraagt wel om een persoonlijke transformatie, om jezelf opnieuw uitvinden. Die transformatie begint bij het durven voeren van dialogen in je organisatie over zaken die er werkelijk toe doen. En ja, dat is spannend… maar o zo waardevol! Je zult versteld staan van het eigenaarschap en de proactiviteit die het teweeg brengt in je organisatie. In dit artikel lees je hoe je daarmee begint.
Definieer kaders en beslisruimte
Voor je met anderen kunt uitwisselen over het waarom van kwaliteitsmanagement moet je het eerst voor jezelf heel goed weten. Onderzoek voor jezelf wat jouw werk belangrijk maakt. Welke waarde voeg je daarmee toe? Wat zou er misgaan als je het niet doet? Heb het erover met collega MT- of stafleden. Onderzoek ook de reden waarom je verantwoordelijkheid wil gaan delen met medewerkers. Ervaar je te weinig eigenaarschap? Is het simpelweg niet meer te doen voor jou of je afdeling? Als je voor jezelf en als MT/staf weet hoe het werkelijk zit, kun je daar ook transparant over zijn naar medewerkers toe. Want dat is de opdracht: transparant zijn, geen dubbele agenda’s…
Baken ook goed het thema af dat je samen wil gaan bespreken: kwaliteitsmanagement is een groot veld. Misschien wil je het gaan hebben over de meerwaarde van een bepaald handboek of een bepaalde functie? En wat wil je dan bespreken en binnen welke kaders speelt zich dat af? Vind je dat lastig? Beeld je dan dit in: alles wat straks gezegd wordt in de sessie en past binnen de kaders, wordt opgepakt en (na toetsing) uitgevoerd. Vaak schieten je dan wel de nodige kaders te binnen.
Jitske Kramer onderscheidt in haar boekje Wow, wat een verschil! vier dimensies van beslisruimte die je kunt geven. Binnen Samensturing gaven we die de vorm van vakjes, omdat dit gesprek voor ons gaat over hoeveel vakjes je al hebt ingekleurd als (kwaliteits)manager voordat je het gesprek aangaat. Hoe minder vakjes je hebt ingekleurd, des te meer potentieel eigenaarschap er kan zijn. Maar dan moet die beslisruimte er wel ook echt zijn. Vaak worden schijndialogen gevoerd en die zijn funest voor het eigenaarschap. Mensen denken dan dat ze actief mee mogen denken, maar elk initiatief wordt afgeschreven als niet passend in het budget of het jaarplan, enzovoort. Wees dan liever heel transparant over de beperkte beslisruimte. Mensen kunnen met tien procent beslisruimte ook hele mooie dingen doen, mits dan ook elk initiatief dat binnen die kaders past serieus wordt onderzocht en erkend.
…voor het vervolg van het artikel verwijzen we u graag door naar vakblad ‘Kwaliteit in Bedrijf’
Door Rianca Evers-den Ouden | Serie deel 1 SAMENSTURING | januari-februari 2019 | www.kwaliteit-in-bedrijf.nl
Meer weten?
Lees dan het boek Samensturing, Organiseren vanuit gedeelde verantwoordelijkheid.
Of neem contact op met Saminc, het kenniscentrum voor Samensturing als organisatieprincipe, waar we u graag helpen met uw vraagstuk. Wij leveren altijd maatwerk. Standaardmensen bestaan namelijk niet; standaardorganisaties ook niet.
